Vos règles d'abord. Les agents ensuite.
Un agent n'est utile que s'il travaille comme vous le feriez. Notre mode opératoire commence donc par votre métier : nous écrivons vos règles, adaptons les agents à vos contraintes et les connectons à vos outils, puis nous les mettons en service sous votre contrôle.
Vue d'ensemble
Six étapes, un interlocuteur
Étape 01 · 1 à 2 rendez-vous
Diagnostic
Nous observons votre quotidien : qui fait quoi, combien de temps, avec quels outils. L'objectif est de repérer les tâches répétitives qui méritent un agent, et celles qui doivent rester humaines.
Livrable
Une feuille de route : les agents à mettre en place, dans quel ordre, avec quel gain attendu.
- Entretiens avec le dirigeant et les personnes concernées
- Inventaire des tâches répétitives et de leur volume
- Cartographie des outils : messagerie, logiciel, Drive, banque
- Priorisation selon le temps gagné et le risque
Étape 02 · 2 à 4 ateliers
Établir les règles métier de votre société
Chaque entreprise a ses usages. Nous les écrivons noir sur blanc, avec vous : c'est la base sur laquelle les agents travaillent, et la garantie qu'ils agissent comme vous le feriez.
Livrable
Un référentiel de règles métier, relu et validé par vous, qui reste votre propriété.
- Catégories de messages, dossiers et clients propres à votre activité
- Seuils et exceptions : à partir de quel montant, quel délai, quel client
- Ton et formules : vouvoiement, signature, niveau de fermeté des relances
- Qui valide quoi : circuit de validation par type d'action
- Ce qui est interdit : ce qu'un agent ne doit jamais faire seul
- RelancesPremière relance à J+7, ton cordial. Deuxième à J+21, rappel des pénalités.
- ValidationTout avoir au-delà de 500 € HT est validé par la gérante.
- ClientsLes clients « grands comptes » ne reçoivent jamais de relance automatique.
- InterditAucun engagement de délai de chantier sans accord du chef d'équipe.
- TonVouvoiement, phrases courtes, signature « L'équipe Martin Rénovation ».
Étape 03 · 2 à 3 semaines
Adapter les agents et les skills à vos contraintes
Les agents partent d'une base éprouvée, puis sont ajustés à votre métier. Chaque savoir-faire est une skill : une compétence écrite, testée, que l'agent applique à la lettre.
Livrable
Des agents configurés et testés sur vos propres exemples, avant tout contact avec vos clients.
- Choix des agents et des skills du pack, retrait de ce qui ne sert pas
- Écriture des skills propres à votre entreprise : vos modèles, vos procédures
- Workflows pas à pas : chaque étape a un contrôle d'entrée et de sortie
- Base documentaire chargée : contrats, procédures, tarifs, modèles
- Tests sur vos cas réels, y compris les cas difficiles
Étape 04 · En parallèle de l'étape 03
Connecter vos outils
Les agents travaillent dans vos outils, pas à côté. Chaque connexion est limitée au strict nécessaire : un agent qui lit la boîte mail n'a pas accès à la banque.
Livrable
Des connexions sécurisées, avec des accès limités et des secrets stockés chiffrés.
- Messagerie : Gmail, Outlook, Infomaniak ou tout serveur IMAP/SMTP
- Logiciel de gestion, de facturation ou de comptabilité, dont Odoo
- Stockage : Google Drive, kDrive, SharePoint, GED du cabinet
- Relevés bancaires par import OFX, CSV ou QIF
- Canaux de validation : interface web, Telegram, WhatsApp, Slack
- Sources officielles : annuaire SIRENE, Légifrance, BOFiP
Étape 05 · 4 à 8 semaines
Mise en service accompagnée
Les agents proposent, votre équipe valide. Chaque correction affine les règles. Cette période sert à mesurer la justesse des propositions, sur vos vrais dossiers.
Livrable
Un tableau de suivi : volume traité, taux d'accord, temps gagné.
- Toutes les actions engageantes passent par une validation nominative
- Point hebdomadaire sur les corrections et les règles à préciser
- Formation de l'équipe à la file de validation
- Mesure du taux d'accord entre l'agent et l'humain
Étape 06 · En continu
Autonomie progressive et suivi
Quand un agent a prouvé sa justesse sur une tâche précise, vous pouvez l'autoriser à agir seul sur cette tâche. Jamais globalement, toujours avec un arrêt d'urgence.
Livrable
Des agents qui gagnent en autonomie à votre rythme, sous votre contrôle.
- Autonomie accordée tâche par tâche, par un administrateur
- Retour automatique en validation si la qualité baisse
- Journal complet et rejouable de chaque action
- Évolution des agents quand votre activité ou la réglementation change
Qui fait quoi
Un projet EchoBrain demande peu de temps à votre équipe, mais un temps bien placé.
Vous
Décrivez vos usages, validez les règles, arbitrez les cas limites, approuvez la mise en autonomie.
Votre équipe
Valide les propositions des agents au quotidien et signale ce qui doit être corrigé.
EchoBrain
Rédige les règles avec vous, configure les agents et les connexions, suit la qualité et fait évoluer le système.
Commencer par le diagnostic
Trente minutes pour comprendre vos tâches répétitives, et une proposition claire sur ce qui peut être automatisé, avec quel agent et sous quel contrôle.