Un agent peut-il répondre aux mails de nos clients ?
Il prépare la réponse, la fonde sur vos propres documents et la soumet à validation : c'est le mode par défaut, et il fait déjà gagner l'essentiel du temps. L'envoi sans relecture n'est envisageable qu'après des mois de comparaison mesurée entre ses propositions et celles de vos équipes.
Ce que la préparation fait gagner, même avec relecture systématique :
- le classement du mail dans une catégorie fermée, et son rattachement au bon dossier ;
- la recherche documentaire dans vos documents, pas dans la culture générale du modèle ;
- la rédaction d'un brouillon avec les pièces citées ;
- la relance automatique des pièces manquantes, elle aussi soumise à validation au départ.
Le gain de temps ne vient pas de la suppression de la relecture : il vient de la suppression de la recherche, du classement et de la mise en forme. Relire une bonne réponse prend trente secondes, la construire en prenait dix minutes.